Khi chúng ta mang tài liệu đi photo, chúng ta thường thấy các nhân viên hiệu photocopy đưa một tập giấy trắng vào máy photo. Qua một vài thao tác bạn đã có được bản sao như ý.
Căn cứ vào độ to nhỏ của những tài liệu cần photo, chúng ta có thể tự lựa chọn các cỡ giấy photo như A0, A1, A2, A3, A4, B5… Giấy photo phải thống nhất về kích cỡ và phải được đặt ngay ngắn trên máy. Giấy photo có tiêu chuẩn nhất định về độ sáng, độ dày và độ trắng; hàm lượng nước trong giấy cũng có quy định cụ thể. Tại sao giấy photo phải có những yêu cầu trên?
Máy photo là một loại máy quang học đòi hỏi phải có sự chính xác cao. Quá trình photo từ khi đưa giấy vào máy cho đến khi thực hiện xong và đưa ra khỏi máy là cả một quá trình hoạt động có trình tự rõ ràng. Trước hết, từng tờ giấy photo được tự động chuyển vào máy một cách rất chính xác, tự động cuốn vào trong máy, dưới cảm ứng của bóng tĩnh điện cao áp chụp tài liệu lên trên giấy và in ra.
Một loạt các thao tác này của máy photocopy đòi hỏi quy cách và chất lượng của giấy rất cao. Giấy có được đặt ngay ngắn thống nhất thì quá trình photocopy mới thường xuyên liên tục, giấy không bị mắc kẹt và không bị gián đoạn. Mặt khác, nếu giấy photo quá thô thì sẽ làm hại thiết bi in và làm giảm tuổi thọ của máy.
Ngoài ra, cần chú ý đến hàm lượng nước trong giấy photo. Nếu như lượng nước trong giấy quá cao tức giấy quá ẩm, sẽ ảnh hưởng đến cảm ứng tĩnh điện trong quá trình photo, thậm chí mực in không đều, hơn nữa có thể làm giấy biến dạng, bị cán ép mắc kẹt trong máy, gây ra sự cố cho máy.
Vì vậy yêu cầu về quy cách và chất lượng của giấy photo rất chặt chẽ. Do đó giấy photo phải được để trong hòm chuyên dụng, nếu thời tiết ẩm ướt thì phải có dụng cụ sấy khô giấy, tránh để giấy bị ẩm.