Trả lời ngắn gọn: Máy tính có thể gửi fax nếu có thiết bị hoặc dịch vụ làm cầu nối với mạng fax. Trước đây phổ biến là modem fax cắm vào đường điện thoại; hiện nay có thể dùng máy chủ fax, thiết bị gateway hoặc dịch vụ fax trực tuyến.
Cách cũ: modem fax
Phần mềm trên máy tính biến tài liệu thành ảnh fax, modem quay số và phát tín hiệu qua đường điện thoại. Khi nhận, modem giải mã tín hiệu và phần mềm lưu thành tệp hoặc in ra.
Cách này cần đường điện thoại tương thích và phần cứng modem, vốn không còn phổ biến trên laptop/PC hiện đại.
Cách hiện nay: fax server hoặc dịch vụ trực tuyến
Doanh nghiệp có thể gửi tài liệu tới máy chủ fax nội bộ hoặc dịch vụ đám mây. Hệ thống phía sau chịu trách nhiệm kết nối tới mạng điện thoại hoặc hạ tầng fax của bên nhận.
Người dùng có trải nghiệm gần giống gửi email, nhưng đích cuối vẫn là một số fax.
Có nên dùng fax cho tài liệu quan trọng?
Cần xem quy định của tổ chức và mức độ bảo mật của dịch vụ. Fax không tự động an toàn chỉ vì là công nghệ cũ; tài liệu có thể bị in nhầm nơi, lưu trên máy chủ hoặc truy cập bởi người không phù hợp.
“Fax từ máy tính” có thể không cần máy fax vật lý
Một người dùng có thể tải PDF lên cổng dịch vụ, nhập số fax và để nhà cung cấp thực hiện phần còn lại. Ở chiều nhận, dịch vụ có thể chuyển fax thành PDF gửi vào email. Cách này thuận tiện nhưng dữ liệu đi qua máy chủ trung gian, nên với tài liệu nhạy cảm cần xem chính sách lưu giữ, mã hóa và quyền truy cập. Công nghệ thay đổi giao diện sử dụng nhưng yêu cầu bảo mật tài liệu vẫn còn.