Trả lời ngắn gọn: Điện thoại nội bộ là hệ thống cho phép các máy trong cùng cơ quan, khách sạn hoặc doanh nghiệp gọi cho nhau bằng số máy lẻ. Hệ thống trung tâm thường được gọi là PBX; ngày nay nhiều PBX hoạt động trên mạng IP và có thể chạy trên máy chủ hoặc dịch vụ đám mây.
Số máy lẻ hoạt động như thế nào?
Mỗi điện thoại hoặc tài khoản được gán một extension. Khi gọi nội bộ, PBX định tuyến cuộc gọi trong hệ thống mà không cần đi qua mạng điện thoại công cộng.
Khi gọi ra ngoài, PBX chọn đường truyền phù hợp như SIP trunk, mạng điện thoại cố định hoặc dịch vụ của nhà cung cấp.
Từ tổng đài analog đến IP PBX
Tổng đài truyền thống dùng đường dây và mạch thoại riêng. IP PBX chuyển giọng nói thành dữ liệu và truyền qua mạng LAN/WAN, giúp tích hợp ứng dụng máy tính, ghi âm, hàng đợi cuộc gọi và làm việc từ xa.
Một doanh nghiệp có thể dùng điện thoại bàn IP, ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động cùng trong một hệ thống.
Điều cần chú ý khi triển khai
Chất lượng mạng, nguồn điện dự phòng, bảo mật tài khoản và phân quyền gọi ra ngoài đều quan trọng. Với dịch vụ đám mây, cần xem cả phụ thuộc Internet và chính sách của nhà cung cấp.
PBX còn giúp quản lý cuộc gọi
Ngoài gọi máy lẻ, tổng đài có thể phân phối cuộc gọi vào nhóm, tạo lời chào tự động, hàng đợi, lịch làm việc và thống kê. Những chức năng này giải thích vì sao doanh nghiệp vẫn cần PBX dù nhân viên đều có điện thoại di động. Hệ thống IP còn dễ tích hợp CRM hoặc phần mềm hỗ trợ khách hàng, nhưng càng tích hợp nhiều thì yêu cầu bảo mật và phân quyền càng cao.