Bạn đã nghe thấy chuyện thế này chưa? Gửi thư không cần phong bì tem và thùng thư, “thư từ” không cần dùng tay viết ra giấy, chỉ cần nói ra nội dung bức thư, loại “thư” này sẽ trong nháy mắt được gửi vào thùng thư của người nhận. Điều kì diệu hơn là nếu bạn muốn gửi đi những “bức thư” có cùng nội dung thì chỉ cần mấy giây thôi là mười mấy người cùng nhận được. Tất cả đều thực hiện bằng công nghệ thông tin tiên tiến – hộp thư thoại. Hộp thư thoại là gì vậy? Nó bỏ “thư lời nói” vào hộp thư chăng?
Hộp thư thoại cũng gọi là hộp thư điện thoại. Nó sử dụng kỹ thuật xử lí và lưu trữ thông tin bằng máy tính trên mạng điện thoại, cung cấp cho thuê bao một loại thiết bị đầu cuối thông tin mới để lưu trữ và lấy thông tin lời nói. Sử dụng hộp thư thoại, thông tin bằng lời nói của ta có thể truyền tải đến thùng thư người nhận như là thư từ vậy. Phương thức truyền tải này còn tiện lợi và nhanh hơn gửi thư. Hộp thư thoại mô phỏng hộp thư bưu điện thông thường. Chỗ khác nhau là hộp thư thoại đặt trong máy tính. Cái lưu trữ trong hộp thư thoại không phải là chữ viết trên giấy mà là thông tin bằng lời nói được ghi chép trong vùng lưu trữ. Mỗi một hộp thư thoại 166 (của Trung Quốc) đều có một mã số. Nếu ta muốn sử dụng, có thể đăng kí một hộp thư thoại thuê ở bưu điện. Mỗi hộp thư thoại có một mật mã, nó giống như một chìa khóa để mở hộp thư, chỉ có người nắm được mật mã thì mới hiểu được tin trong hộp thư. Khi có người cần phát thông tin bằng lời nói cho người nhận thư thì có thể thực hiện bằng bất kỳ một máy điện thoại sóng âm tần. Phương pháp là: bấm 166 + mã số hộp thư thoại của người nhận thư, nhận được âm báo hiệu xong thì nói ra cho hộp thư thoại những thông tin điện thoại cần lưu trữ. Hộp thư thoại xử lí thông tin bằng lời nói đã nhận được thành tín hiệu số rồi đưa vào lưu trữ trong bộ nhớ máy tính. Khi hộp thư thoại của người nhận đã lưu trữ thông tin, người nhận sẽ nhận được thông báo bằng điện thoại hoặc qua máy nhắn tin. Người nhận lúc nào cũng có thể bấm nối hộp thư thoại của mình, đăng nhập mật mã, mở hộp thư và lấy tin nhắn lưu trong đó. Và rồi tiến hành xử lí như nghe lại, lưu trữ, xóa bỏ hoặc để lại lời nhắn.
Hộp thư thoại còn có thể sử dụng kết nối điện thoại di động, máy nhắn tin và điện thoại cố định. Khi có người liên lạc qua mạng điện thoại mà người sử dụng chưa mở điện thoại di động hoặc không tiện nghe máy thì điện thoại sẽ tự động lưu lại trong hộp thư thoại.
Một hộp thư thoại có thể chứa được 20 lời nhắn. Mỗi lời để lại có thể dài 3 phút. Lời để lại có thể chia ra lời cá nhân, lời khẩn cấp, lời lưu trữ và lời chuyển phát. Hộp thư thoại còn có thể phát các tin như thời sự, dự báo thời tiết, quảng cáo, cổ phiếu. Như đài thông tin 160, 168 thì sử dụng hộp thư thoại để phát thông tin. Thuê bao bấm gọi đài thông tin để nghe chương trình thông tin cũng rất tiện lợi, giống như là đọc thông tin quảng cáo tại bảng thông báo đầu phố.
Do hộp thư thoại có những đặc điểm như tính bảo mật tốt, sự giao lưu tin không bị hạn chế bởi thời gian và địa điểm mà ngày nay số người sử dụng hộp thư thoại ngày càng nhiều.