Trả lời ngắn gọn: Cách đơn giản nhất để chuyển file Excel sang PDF là dùng chức năng lưu hoặc xuất PDF ngay trong Excel. Cách này giữ bố cục tốt hơn so với chụp màn hình và không cần tải tệp lên dịch vụ bên thứ ba.
Chuyển trực tiếp trong Microsoft Excel
Mở bảng tính, kiểm tra vùng in, khổ giấy, hướng giấy và tỷ lệ trang. Sau đó vào File và chọn Save As hoặc Export, chọn định dạng PDF rồi lưu.
Nếu bảng có nhiều sheet, cần kiểm tra tùy chọn xuất sheet hiện tại, toàn bộ workbook hoặc vùng đã chọn để tránh thiếu dữ liệu.
Kiểm tra PDF sau khi xuất
Mở file PDF và xem các cột có bị cắt, font có hiển thị đúng và trang có bị chia không hợp lý hay không. Nếu cần, quay lại Page Layout trong Excel để chỉnh lề, hướng trang hoặc Scale to Fit.
Công cụ chuyển đổi trực tuyến có thể hữu ích khi không có Excel, nhưng không nên tải lên tài liệu có thông tin nhạy cảm nếu không hiểu rõ chính sách bảo mật của dịch vụ.
Kiểm tra vùng in trước khi xuất Excel sang PDF
Lỗi thường gặp là bảng bị cắt cột, chia nhiều trang hoặc chữ quá nhỏ. Trước khi xuất nên kiểm tra Print Area, hướng giấy, lề và tùy chọn thu phóng.
Nếu workbook có nhiều sheet, cần chọn xuất sheet hiện tại hay toàn bộ workbook. Sau khi tạo PDF hãy mở lại để kiểm tra số trang, font và biểu đồ.
Lưu ý khi thực hiện
Sau khi chuyển Excel sang PDF, cần kiểm tra vùng in, ngắt trang và tỷ lệ thu phóng để tránh mất cột hoặc chia bảng khó đọc.
Trước khi xuất PDF nên xem trước trang in: Kiểm tra vùng in, hướng giấy, kích thước trang, lề và việc bảng có bị tách cột sang trang mới hay không. Với workbook nhiều sheet, cần xác định đang xuất sheet hiện tại hay toàn bộ file. Sau khi tạo PDF, mở lại để kiểm tra font, biểu đồ, link và số trang; đây là bước giúp tránh gửi một PDF nhìn đúng trên màn hình Excel nhưng bị lệch khi in.
Đọc thêm: Làm thế nào để chuyển file word sang pdf?.