Trả lời ngắn gọn: Trong Word trên Windows, nhấn Ctrl + H để mở chức năng Tìm và Thay thế. Nhập nội dung cần tìm vào ô Find what, nhập nội dung mới vào Replace with, sau đó chọn thay từng kết quả hoặc thay tất cả.
Cách tìm và thay thế văn bản trong Word
- Mở tài liệu cần chỉnh sửa.
- Nhấn Ctrl + H hoặc vào Home → Editing → Replace.
- Trong ô Find what, nhập từ hoặc cụm từ cần tìm.
- Trong ô Replace with, nhập nội dung thay thế.
- Chọn Find Next để xem từng kết quả.
- Chọn Replace để thay kết quả hiện tại hoặc Replace All nếu chắc chắn muốn thay toàn bộ.
Nên dùng Replace hay Replace All?
Nếu từ cần thay có thể xuất hiện trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, nên dùng Replace để kiểm tra từng vị trí. Replace All nhanh hơn nhưng có thể thay cả những chỗ bạn không định sửa.
Tìm nâng cao theo định dạng hoặc ký tự đặc biệt
Trong hộp Find and Replace, các tùy chọn mở rộng có thể giúp tìm theo chữ hoa/chữ thường, cả từ, định dạng hoặc một số ký tự đặc biệt. Đây là cách hữu ích khi cần chuẩn hóa một tài liệu dài.
Lưu ý trước khi thay hàng loạt
Với tài liệu quan trọng, nên lưu một bản sao trước khi dùng Replace All. Giao diện có thể khác đôi chút giữa các phiên bản Word nhưng nguyên tắc vẫn là xác định nội dung cần tìm, nội dung thay thế và phạm vi áp dụng.
Đọc thêm: Làm thế nào để sử dụng chức năng theo dõi thay đổi trong Word?.
Cách thay thế an toàn trong tài liệu dài
Trước khi bấm Replace All, nên thử với một vài kết quả bằng Find Next và Replace. Cách này giúp phát hiện trường hợp cùng một từ xuất hiện trong nhiều ngữ cảnh nhưng không phải chỗ nào cũng nên đổi. Với tên riêng, chữ viết tắt hoặc thuật ngữ chuyên môn, việc kiểm tra từng kết quả càng quan trọng.
Word cũng cho phép tìm và thay thế không chỉ phần chữ mà còn một số định dạng và ký tự đặc biệt. Chẳng hạn, bạn có thể tìm một từ đang in đậm hoặc tìm các dấu ngắt, tùy phiên bản Word và các tùy chọn mở rộng đang sử dụng. Sau khi thay hàng loạt, nên đọc lại một vài đoạn ở đầu, giữa và cuối tài liệu để chắc chắn kết quả không làm thay đổi ý nghĩa câu.