Chúng ta thường vẫn thấy trên bao bì hàng hóa những đường kẻ to nhỏ không đều nhau, chúng được sắp xếp ngay ngắn theo hình thức đường vạch kẻ và đường trống đan xen nhau. Phía dưới còn lại có một hàng con số. Đó chính là mã vạch. Trong mã vạch thì vạch và trống tạo nên mã vạch, còn dãy số thì tạo thành mã số. Vạch và trống có đường nét thanh đậm khác nhau lần lượt biểu thị kí tự khác nhau. Những kí tự này trên thực tế bao hàm những thông tin liên quan đến mặt hàng đó. Ví dụ trong đó có mã số quốc gia hoặc khu vực sản xuất hàng, mã số xí nghiệp sản xuất, mã số tên loại hàng và mã số kiểm nghiệm v.v…
Mã số và vạch có thông tin như nhau. Khi bán hàng ra, người ta dùng thiết bị đọc mã vạch quang điện để quét mã vạch một cái, máy tính sẽ tìm được giá bán trong kho dữ liệu dựa theo mã số nhà máy và mã số loại hàng. Và máy tính cũng trừ đi lượng bán hàng lần này tồn trong kho.
Sau đó lại hiển thị tên hàng, đơn giá, số lượng, thành tiền v.v. Rồi nội dung này sẽ được máy in hóa đơn in lên phiếu. Để tiện cho thiết bị đọc mã vạch quét đọc thì “vạch” trong mã vạch dùng màu phản xạ ánh sáng thấp, còn “trống” thì dùng màu phản xạ ánh sáng cao. Vạch và trống có hai màu sắc đối lập rõ ràng. Ví dụ có thể lần lượt dùng các cặp màu đen và trắng, xanh lam và vàng, màu lục và đỏ v.v. làm thành màu của vạch và trống.
Căn cứ vào vùng và phạm vi ứng dụng, trên thế giới đã xác định ra nhiều tiêu chuẩn mã vạch. Ví dụ sản phẩm thông dụng có mã số UPC, kí hiệu sách tiêu chuẩn quốc tế ISBN. Dựa vào kí hiệu sách tiêu chuẩn quốc tế ISBN để ghi mã sách bốn hàng số đầu là mã số quốc gia hoặc khu vực. Tiếp đến ba hàng số là mã nhà xuất bản. Năm hàng số tiếp sau là mã số sách. Hàng số cuối cùng là mã nghiệm thu.
Mã hàng ghi theo cách ghi của Châu Âu EAN có 13 hàng số và mã vạch đối ứng tạo thành. Trung Quốc vào năm 1991 cũng quy định tiêu chuẩn quốc gia GB12904-91, dựa vào mã vạch hàng thông dụng mà nó in ra thì kết cấu của nó giống với EAN, ba hàng số đầu là tiêu biểu cho quốc gia hoặc khu vực. Bốn hàng số tiếp là mã số nhà sản xuất. Năm hàng sau là mã tên loại hàng. Hàng số cuối cùng là mã nghiệm thu. Ngoài ra, mã vạch thường thấy còn có mã vạch 25, mã vạch 25 đan xen, mã vạch 39, mã vạch cudơba v.v.
Mã vạch là cách thức trợ giúp không thể thiếu trong việc thực hiện hiện đại hóa quản lý. Nó thường dùng cho việc quản lý siêu thị, bệnh viện, thư viện, hiệu sách và các kho tàng. Có nó, việc đăng kí, kết toán trở nên nhẹ nhàng, chính xác.